Durante la fase emergenziale conseguente alla pandemia da Covid 19, il Legislatore aveva prodotto una disciplina in deroga, la quale prevedeva la possibilità di svolgere a distanza le assemblee di società ed enti non commerciali, anche quando tale possibilità non era contemplata dallo statuto.

Più precisamente l’articolo 106 del DL 18/2020, il cosiddetto decreto Cura Italia, conteneva le “norme in materia di svolgimento delle assemblee di società ed enti”, disposte durante l’emergenza epidemiologica, che si sarebbero dovute espletare a distanza anche in assenza di espressa previsione statutaria, fino a quando “è in vigore lo stato di   emergenza   sul territorio nazionale   relativo    al   rischio    sanitario    connesso all'insorgenza della epidemia da Covid-19”. Tale normativa transitoria è stata di anno in anno prorogata fino all’ultima proroga che consente lo svolgimento a distanza delle assemblee fino al 31 dicembre 2024, così disposto dall’art. 11, c. 2 L. 21/2024 (in precedenza era stato prorogato al 30.04.2024 dall’art. 3, c. 12-duodecies D.L. 215/2023 “decreto Milleproroghe”).

Ancora oggi le associazioni hanno quindi la possibilità di svolgere l’assemblea mediante mezzi di telecomunicazione, oltre che di utilizzare gli strumenti del voto elettronico o per corrispondenza.

I mezzi di telecomunicazione devono garantire l'identificazione dei partecipanti, la loro partecipazione e l'esercizio del diritto di voto.

Tra i vari strumenti ritenuti idonei, il mezzo di comunicazione più accessibile è la videoconferenza in quanto facilita la comunicazione e la interazione tra più persone dislocate in luoghi differenti, permettendo lo scambio di immagini, di dati, di documenti e/o dialoghi e consentendo l’interazione e la comunicazione a persone dislocate in diversi luoghi come se le stesse si trovassero in uno stesso luogo. L’essenziale in ogni caso è che sia identificabile il socio che partecipa e che sia assicurato il suo diritto di voto.

In alcuni casi si potrebbe ricorrere anche al voto per corrispondenza, mediante l’invio di una scheda di voto, predisposta in modo da garantire la riservatezza del voto fino allo scrutinio e contenente l’indicazione dell’associazione che l’ha predisposta, degli estremi della riunione assembleare, della generalità del titolare del diritto di voto e delle proposte di deliberazione, l’espressione del voto, la data e la sottoscrizione.

L’assemblea dovrà essere debitamente verbalizzata. Si consiglia sempre di indicare all’interno del verbale alternativamente nome e cognome dei soci presenti oppure il numero dei soci presenti quando sia possibile far firmare il verbale ai soci, anche come allegato registro presenze. Nelle assemblee telematiche è possibile avvalersi degli strumenti di tracciamento della presenza offerti dalla piattaforma telematica. Nel verbale, infine, sarà opportuno specificare “Assemblea tenuta con modalità telematica”.

Si ricorda in ultimo che in tema di assemblee degli enti del terzo settore, il recente DDL 1532-ter, alla lettera d) art.4,  interviene consentendo in via ordinaria, salvo divieto espresso nell’atto costitutivo o nello statuto, l’intervento degli associati all’assemblea delle associazioni del Terzo settore mediante mezzi di telecomunicazione e l’espressione del voto per via elettronica, purché sia possibile verificare l’identità dell’associato che partecipi e voti, e nel rispetto dei principi di buona fede e di parità di trattamento; alle medesime condizioni la disposizione in esame consente che l’atto costitutivo o lo statuto preveda l’espressione del voto per corrispondenza.